Tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ – Giải pháp tiết kiệm cùng IVI Call

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ – Giải pháp tiết kiệm cùng IVI Call

Trong thời đại chuyển đổi số, việc xây dựng hệ thống liên lạc chuyên nghiệp không còn là nhu cầu riêng của các doanh nghiệp lớn. Các cửa hàng, hộ kinh doanh, shop online và doanh nghiệp nhỏ cũng cần một giải pháp tổng đài linh hoạt, dễ quản lý và tiết kiệm chi phí.

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ đang trở thành lựa chọn phù hợp nhờ khả năng tiếp nhận nhiều cuộc gọi, phân phối cuộc gọi đến nhân viên và quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng mà không cần đầu tư hệ thống tổng đài vật lý phức tạp.

Cùng IVI Call tìm hiểu những lợi ích và cách lựa chọn giải pháp phù hợp.

1. Tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ là gì?

Tổng đài ảo là hệ thống điện thoại sử dụng công nghệ VoIP và hạ tầng máy chủ để thực hiện, tiếp nhận, điều phối và quản lý cuộc gọi qua kết nối mạng.

Thay vì đầu tư tổng đài vật lý và hệ thống dây điện thoại truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng tổng đài thông qua điện thoại IP, ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại thông minh.

Ví dụ, một cửa hàng có ba nhân viên tư vấn có thể sử dụng một số hotline chung. Khi khách hàng gọi đến, hệ thống sẽ phân phối cuộc gọi đến các nhân viên theo quy tắc được cấu hình.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp ngay cả khi có ít nhân sự.

2. Vì sao doanh nghiệp nhỏ nên sử dụng tổng đài ảo?

2.1. Tiết kiệm chi phí đầu tư

Doanh nghiệp không cần mua và vận hành hệ thống tổng đài vật lý riêng. Việc triển khai có thể thực hiện nhanh chóng trên hạ tầng mạng và thiết bị sẵn có, tùy theo yêu cầu kỹ thuật.

2.2. Không bỏ lỡ cuộc gọi khách hàng

Tổng đài có thể thiết lập các tính năng như:

• Đổ chuông đồng thời hoặc lần lượt đến nhiều nhân viên.

• Chuyển tiếp cuộc gọi theo bộ phận.

• Phát lời chào tự động.

• Lưu lịch sử cuộc gọi đến và gọi đi.

• Theo dõi các cuộc gọi nhỡ để nhân viên liên hệ lại.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với doanh nghiệp bán hàng và chăm sóc khách hàng qua điện thoại.

2.3. Quản lý nhân viên hiệu quả

Thông qua hệ thống tổng đài, người quản lý có thể theo dõi số lượng cuộc gọi, thời lượng đàm thoại và lịch sử liên lạc.

Khi sử dụng tính năng ghi âm, doanh nghiệp còn có thể đánh giá chất lượng tư vấn và cải thiện quy trình phục vụ khách hàng, đồng thời cần tuân thủ quy định liên quan đến dữ liệu cá nhân và quyền riêng tư.

2.4. Linh hoạt khi mở rộng quy mô

Khi doanh nghiệp tuyển thêm nhân viên, hệ thống có thể được mở rộng bằng cách bổ sung máy nhánh hoặc tài khoản sử dụng, tùy theo gói dịch vụ.

Nhân viên cũng có thể làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau nếu đáp ứng điều kiện kết nối và cấu hình tổng đài.

3. Những tính năng tổng đài doanh nghiệp nên có

Một giải pháp tổng đài phù hợp cần đáp ứng các nhu cầu cơ bản như:

Lời chào tự động (IVR): Hướng dẫn khách hàng lựa chọn bộ phận cần liên hệ.

Ghi âm cuộc gọi: Hỗ trợ kiểm tra nội dung trao đổi và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Chuyển cuộc gọi: Chuyển khách hàng đến đúng nhân viên hoặc bộ phận phụ trách.

Lịch sử cuộc gọi: Theo dõi cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, cuộc gọi nhỡ và thời lượng liên lạc.

Quản lý máy nhánh: Tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên để thuận tiện trong quản lý.

Báo cáo hoạt động: Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu suất chăm sóc khách hàng.

4. IVI Call – Giải pháp tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp

IVI Call hướng đến việc cung cấp giải pháp tổng đài VoIP dễ sử dụng, linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Việt Nam.

Với IVI Call, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống liên lạc tập trung, quản lý cuộc gọi và tổ chức quy trình tiếp nhận khách hàng chuyên nghiệp hơn.

Giải pháp có thể được cấu hình theo từng mô hình kinh doanh như:

• Shop online và cửa hàng bán lẻ.

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ.

• Đơn vị tư vấn, kinh doanh và chăm sóc khách hàng.

• Trung tâm dịch vụ và bộ phận hỗ trợ khách hàng.

• Doanh nghiệp có nhiều nhân viên hoặc nhiều chi nhánh.

Tùy nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn số lượng máy nhánh và các tính năng cần sử dụng để tối ưu chi phí.

5. Chi phí sử dụng tổng đài ảo IVI Call

IVI Call có phương án dịch vụ tham khảo từ 50.000 đồng/máy nhánh/tháng.

Ví dụ, doanh nghiệp sử dụng ba máy nhánh sẽ có chi phí thuê bao tham khảo là 150.000 đồng/tháng.

Chi phí trên chưa bao gồm các khoản có thể phát sinh như cước cuộc gọi, đầu số hoặc dịch vụ bổ sung theo thỏa thuận.

Doanh nghiệp nên liên hệ IVI Call để được tư vấn cấu hình và báo giá chính xác theo nhu cầu.

6. Kết luận

Sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp nhỏ là một bước đi thiết thực trong quá trình chuyển đổi số. Giải pháp này giúp tiết kiệm chi phí đầu tư, tăng khả năng tiếp nhận cuộc gọi và hỗ trợ quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng.

Nếu đang tìm kiếm một hệ thống tổng đài linh hoạt, dễ mở rộng và phù hợp với quy mô kinh doanh, doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp IVI Call.

Truy cập https://ivicall.vn để tìm hiểu thêm và nhận tư vấn về giải pháp tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp của bạn.